Eine App, alle Lösungen: Deine neue Work App

• Aktuelle Einsätze: Hier siehst du deinen derzeitigen Einsatzort.
• Zeiterfassung: Hier kannst du von hier aus deine Arbeits- und Pausenzeiten schnell und unkompliziert erfassen.
• Nachrichten: Bleibe mit deinem persönlichen Personalberater im Austausch und sehe alle wichtigen Mitteilungen auf einem Blick.

Im „Nachrichtenbereich“ kannst Du direkt mit deinem persönlichen Personalberater kommunizieren und wichtige Informationen austauschen. Alle neuen Nachrichten erscheinen hier ebenfalls als Benachrichtigung, so dass keine Information verloren gehen können. Dein persönlicher Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten sind hier ebenfalls hinterlegt.

Einen Überblick über deine aktuellen und bevorstehenden Einsätze findest Du wie folgt:

• Du öffnest die App und gehst zum Hauptmenü: Hier wählst Du den Menüpunkt „Einsatzliste“ der zvoove Work App aus.
• Aktuellen Einsatz finden: Hier siehst Du alle aktiven und zukünftigen Einsätze. Du kannst durch die Liste scrollen oder das Suchfeld nutzen, um nach einem bestimmten Einsatz zu filtern.
• Einsatzdetails abrufen: Tippe auf den gewünschten Einsatz, um alle wichtigen Detailinformationen einzusehen, wie Einsatzort, Schichtzeiten, Ansprechpartner und eventuelle besondere Hinweise für den Einsatz.

Praxis-Tipp: Nutze die App, um dich vor Arbeitsbeginn über den aktuellen Einsatzort und deinen Ansprechpartner vor Ort zu informieren. So bist du optimal vorbereitet und zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Nach Abschluss Deiner Arbeitszeiten möchtest Du deine Stunden dokumentieren und die Unterschrift vom Einsatzunternehmen flexibel, entweder täglich, wöchentlich oder monatlich, einholen.

• Öffne die App und navigiere zu „Stundenerfassung“
• Zeitraum auswählen: In der Kalenderübersicht wählst Du den Tag oder den gewünschten Zeitraum (eine Woche oder einen Monat), für den Du die Stunden erfassen und bestätigen lassen möchtest.
• Stundeneintrag hinzufügen: Klicke auf das Plus-Icon und gebe für jeden Tag im Zeitraum Deine Arbeits- und Pausenzeiten ein (z. B. Arbeitsbeginn 08:00 Uhr, Pause 12:00–12:30 Uhr, Arbeitsende 16:30 Uhr).
• Speichern und zur Unterschrift vorbereiten: Schließe Deine Einträge für den Zeitraum ab und bereite sie zur Unterschrift vor.
• Unterschrift des Kunden-Leiters einholen: Je nach Absprache kannst du die Unterschrift täglich, am Ende der Woche oder am Monatsende von deinem zuständigen Leiter im Einsatzunternehmen einholen, direkt in der App.
• Eigene Unterschrift hinzufügen und hochladen: Füge nach der Bestätigung durch den zuständigen Leiter deines Einsatzunternehmen Deine eigene Unterschrift hinzu und lade die Stundenerfassung für den gesamten Zeitraum hoch.

Praxis-Tipp: Durch die Möglichkeit, Unterschriften wöchentlich oder monatlich einzuholen, sparst Du dir Zeit und Aufwand, während Deine erfassten Arbeitsstunden in der App sicher und korrekt dokumentiert bleiben.

Du öffnest die App und gehst zur Stundenzettel-Übersicht: Wähle im Hauptmenü der zvoove Work App den Punkt „Stundenzettel“. Stundenzettel erstellen: Tippe auf das Plus-Icon, um eine neue Erfassungsmaske für den Stundenzettel zu öffnen. Zeitraum und Einsatz auswählen: Gib den gewünschten Zeitraum (z. B. die vergangene Woche, Tag, Monat, Zeitraum) ein und wähle den zugehörigen Einsatzort, an dem du deine Arbeitszeit geleistet hast. Nachweise hinzufügen: Der Stundenzettel muss mit einem Foto oder Dokument ergänzt werden, z. B. eine Bestätigung des Kunden. Lade dafür ein Bild aus deiner Foto-Galerie hoch oder nehme ein neues Foto auf. Stundenzettel hochladen: Nachdem Du alle Daten geprüft hast, klickst Du auf das Wolken-Symbol, um den Stundenzettel zusammen mit allen Anhängen hochzuladen.

Gut zu wissen: Sobald der Stundenzettel erfolgreich hochgeladen wurde, ist dieser im System zur Abrechnung verfügbar. Wenn es nachträglich Anpassung geben sollte, musst Du diese direkt mit deinem persönlichen Ansprechpartner abstimmen.

Praxis-Tipp: Durch das Hochladen des Stundenzettels ist deine Dokumentation für die Abrechnung gesichert und für die Verwaltung einsehbar. Der Upload vereinfacht zudem den Nachweis deiner Arbeitszeiten und sorgt dafür, dass Du fristgerecht für deine Einsätze abgerechnet wirst.

Direkt in der App kannst du neue Urlaubsanträge einstellen und deinen Urlaub einsehen. Dafür gehst du nachfolgende Schritte durch:

• App öffnen: Gehe zum Menüpunkt „Urlaubsanträge“.
• Neuen Antrag erstellen: Tippe auf das Plus-Icon, um die Urlaubsantragsmaske zu öffnen.
• Daten eintragen: Wähle den gewünschten Zeitraum für deinen Urlaub aus, z. B. vom 15. bis 21. August. Gib optional eine kurze Bemerkung wie „Sommerurlaub“ an.
• Speichern und senden: Klicke auf das Wolke-Symbol, um deinen Urlaubsantrag zu speichern und an deinen persönlichen Personalberater zu senden.
• Status verfolgen: Im Urlaubsbereich kannst Du jederzeit den Status deiner Anfragen einsehen – ob „in Bearbeitung“, „genehmigt“ oder „abgelehnt“.

Falls Du deinen Antrag vor der Genehmigung wieder stornieren möchtest: schieb einfach mit deinem Finger von rechts nach links über den Antrag und klicke auf das rote „X“, um eine Stornierung einzuleiten.

Dein persönliches Urlaubskonto kannst Du über den Menüpunkt „Urlaubsanträge“ einsehen. Hier siehst Du auch die aktuell verfügbaren und bereits genommenen Urlaubstage, sodass Du jederzeit weißt, wie viel Urlaub dir noch zusteht.

Gut zu wissen: Das Urlaubskonto wird jeden Monat zum 15. des Folgemonats aktualisiert, sobald der Abrechnungszyklus abgeschlossen ist. Änderungen oder genommene Urlaubstage im Vormonat werden daher erst nach diesem Datum sichtbar.

Überstunden und Reststunden prüfen: In der Zeitkontoübersicht siehst Du deine Überstunden sowie deinen aktuellen Reststundenstand. So behältst Du immer im Blick, wie viele Stunden im aktuellen Abrechnungszeitraum angesammelt oder abgebaut wurden.

Gut zu wissen: Auch das Arbeitszeitkonto wird monatlich zum 15. des Folgemonats aktualisiert. Nach Abschluss des Abrechnungszyklus werden die Stunden vom letzten Monat geprüft und eingebucht, damit Du stets den aktuellen Stand hast.

Praxis-Tipp: Durch die monatliche Aktualisierung des Urlaubs- und Arbeitszeitkontos kannst Du sicher sein, dass die angezeigten Daten immer aktuell und korrekt sind. Diese transparente Übersicht hilft Dir bei der Planung von Freizeit und Arbeitszeiten, insbesondere wenn Sie Überstunden abbauen oder Urlaubstage strategisch einsetzen möchten.

Öffne deine App und navigiere zum Download-Bereich: Gehe im Hauptmenü der zvoove Work App zum Punkt „Downloads“.

Verfügbare Dokumente einsehen und herunterladen: Hier findest Du alle, für dich freigegebene Dokumente, die Dir aktuell zur Verfügung gestellt werden. Tippe auf das gewünschte Dokument und es wird heruntergeladen und auf deinem Gerät gespeichert. So kannst Du es bei Bedarf jederzeit offline einsehen oder ausdrucken.

Praxis-Tipp: Mit der Download-Funktion hast Du alle wichtigen Dokumente jederzeit griffbereit, ohne auf zusätzliche Papierunterlagen angewiesen zu sein.

Wähle im Hauptmenü der zvoove Work App den Punkt „Uploads“ aus.

• Neues Dokument hochladen: Klicke auf das Plus-Icon, um eine neue Datei hochzuladen. Du kannst z. B. Bescheinigungen, Zertifikate oder Formulare hochladen, die für die Verwaltung benötigt wird.
• Datei auswählen: Wähle eine Datei direkt aus deiner Galerie aus oder mache ein Foto direkt in der App. Gib anschließend eine kurze Beschreibung und füge optional eine Bemerkung hinzu, um die Datei eindeutig zu kennzeichnen.
• Upload abschließen: Klicke auf den blauen Upload-Button, um das Dokument an die Verwaltung zu senden. Die Datei erscheint dann in der Übersicht und ist für die Verwaltung sofort verfügbar.

Praxis-Tipp: Die Upload-Funktion ermöglicht es Dir, benötigte Dokumente schnell und einfach digital zu versenden. Dies spart Zeit und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation, besonders bei wichtigen Bescheinigungen oder Nachweisen. Durch die Funktionen „Download“ und „Upload“ kannst Du den gesamten Dokumentenaustausch papierlos und effizient abwickeln, und alle wichtigen Unterlagen sind sicher in der zvoove Work App gespeichert. Die max. Dateigröße für den Up- und Download beträgt 4 MB.

Die Einstellungen in der zvoove Work App eröffnen Dir die Möglichkeit, die App auf Deine individuellen Bedürfnisse anzupassen und wichtige Funktionen für Deinen Arbeitsalltag optimal zu konfigurieren. Gehe dafür im Hauptmenü der zvoove Work App zum Punkt „Einstellungen“.

• Account-Daten prüfen: In den Einstellungen kannst Du deinen Firmennamen und Deine registrierte E-Mail-Adresse einsehen. Über die Option „Passwort ändern“ hast Du die Möglichkeit, das von dir festgelegte Passwort anzupassen, um die Sicherheit deines Accounts zu gewährleisten.
• Push-Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren: Stell sicher, dass Push-Benachrichtigungen aktiviert sind. Damit wirst Du auf wichtige Nachrichten und Einsatzinformationen sofort aufmerksam gemacht. Alternativ kannst Du diese Funktion deaktivieren, wenn Du nicht ständig benachrichtigt werden möchten.
• Sprache und Zeiterfassungsdarstellung einstellen: Wähle die bevorzugte Sprache und Darstellung für Deine Zeiterfassung. Du kannst zwischen verschiedenen Ansichtsoptionen wechseln, um die Stundenübersicht so anzuzeigen, wie es für Dich am besten passt.
• PIN für schnellen Zugang einrichten: Falls Du die App häufiger nutzt, kannst Du zur schnelleren Anmeldung eine PIN festlegen, um sich ohne Eingabe des Passworts in die Work App einzuloggen.
• Cache leeren: Falls die App langsamer wird oder technische Probleme auftreten, kann es helfen, den Cache in den Einstellungen zu leeren, um die App-Leistung zu verbessern.

App-Zugang nach Austritt: Nach Deinem Austritt bei der Wackler Personal-Service bleibt Dein Zugang zur zvoove Work App für vier Wochen bestehen, damit Du noch wichtige Dokumente wie Abrechnungen oder Steuerbescheinigungen herunterladen kannst. Nach Ablauf dieser Frist wird Dein Account automatisch gesperrt und dauerhaft gelöscht.

Regelmäßiges Überprüfen der Stundenerfassung: Überprüfe bitte regelmäßig Deine erfassten Stunden auf Richtigkeit, bevor Du diese hochlädst. Denn nur korrekte und vollständige Angaben werden für die Abrechnung berücksichtigt. Sollten Fehler bei der Stundenerfassung auftreten, kannst Du die Einträge bearbeiten, bevor du diese final übermittelst.

Nutzung des Urlaubs- und Arbeitszeitkontos: Das Urlaubs- und Arbeitszeitkonto wird monatlich zum 15. des Folgemonats nach Abschluss des Lohnzyklus aktualisiert. Änderungen oder genommene Urlaubstage im Vormonat werden daher erst nach diesem Datum sichtbar.

Behalte das bitte bei deiner Deinen Urlaubsplanung und Deinen Überstundenabbau entsprechend im Hinterkopf, um sicherzustellen, dass alle verfügbaren Zeiten richtig erfasst sind.

Nutze die Nachrichtenfunktion in der App, um wichtige Mitteilungen direkt an Deinen persönlichen Personalberater zu senden. Dies ermöglicht Dir einen schnellen Austausch und reduziert Missverständnisse.